Oleh: Roni Madropi, S.Pd., M.Si.
Dalam beberapa
tahun terakhir ini, tugas dan tanggung jawab sekretaris telah mengalami banyak
perubahan yang signifikan. Karena alasan tersebut, banyak orang yang memilih
untuk meniti karir sebagai sekretaris. Jika anda salah satu dari mereka, maka
penting bagi anda untuk mengetahui tentang tanggung jawab utama sekretaris.
Sebelumnya, peran
sekretaris terbatas untuk menangani catatan dari bos mereka, mengetik, menyimpan
informasi, dsb. Namun, dengan munculnya teknologi dalam perusahaan dan kantor,
tugas-tugas telah diperluas untuk hal-hal yang profesional dan manajerial.
Sekretaris, pada masa sekarang ini seharusnya tidak hanya memiliki keterampilan
administrasi, tetapi juga harus memiliki pengetahuan tentang hukum perusahaan,
tata kelola perusahaan, undang-undang dan pasar modal.
Sekretaris yang
juga disebut staf profesional memiliki tanggung jawab untuk mendukung dan
membantu para manajer serta para direktur perusahaan dengan pekerjaan mereka.
Sekretaris juga merupakan mediator penting antara perusahaan, stakeholder dan
klien.
Apa saja tugas sekretaris?
Meskipun peran
sekretaris telah jauh berubah, ada tugas-tugas tertentu yang masih harus
dilakukan oleh seorang profesional di kantor. Dia harus melihat bahwa
perusahaan berjalan secara efisien dan terorganisir, dan karenanya memiliki
kewajiban untuk menangani data dengan tepat, baik untuk dokumen kertas ataupun
elektronik. Mereka harus melakukan penelitian, berkomunikasi dengan anggota
staf serta klien. Mereka harus mencatat janji dan memastikan bahwa
masing-masing dilakukan pada waktunya. Menangani situasi sulit tanpa bantuan
siapapun juga dapat dikatakan sebagai salah satu tugas penting dari seorang
sekretaris.
Salah satu
tanggung jawab utama seorang sekretaris adalah untuk mengatur dan menjadwalkan
pertemuan. Dia juga memiliki tugas untuk menginformasikan dewan direksi dan
para pemangku kepentingan tentang pertemuan dan agendanya. Sekretaris harus
membuat catatan rinci proses dari hasil rapat. Ini termasuk mendokumentasikan
kegiatan dan hal-hal yang dibahas dalam pertemuan. Setelah pertemuan berakhir,
catatan harus diajukan, baik untuk referensi lebih lanjut, dan keputusan dari
pertemuan tersebut harus disampaikan kepada karyawan lain.
Proses Rekrutmen Karyawan
Sekretaris harus
mengetahui tentang pasar modal dan transaksi melalui broker perusahaan. Mereka
juga harus memeriksa dokumen dan rekaman dari transfer saham perusahaan.
Berkomunikasi dengan para pemegang saham juga menjadi tugas sekretaris. Dia
harus mengirim laporan tahunan, pemberitahuan dan surat edaran tentang
kebijakan perusahaan, pertemuan, kepada pemegang saham dengan teratur.
Sekretaris
berkewajiban untuk mendapatkan laporan bulanan dan tahunan dan rekening yang
diterbitkan. Terlepas dari ini, mereka juga mungkin memiliki tanggung jawab
tambahan mengawasi sekretaris lain dalam perusahaan, dan juga untuk melatih
staf baru. Bahkan ketika perusahaan menunjuk direktur baru, bukan hanya
tanggung jawab sekretaris untuk membimbing mereka, tetapi juga untuk mengatur
program-program pelatihan khusus.
Kualifikasi dan keterampilan yang wajib dimiliki
Lulusan sekolah
tinggi ditambah dengan keterampilan administrasi adalah satu-satunya hal yang
dibutuhkan untuk menjadi sekretaris sebelumnya. Karena peran sekretaris di
perusahaan berubah, maka pengusaha lebih memilih calon yang setidaknya memiliki
gelar sarjana, dan terkadang orang yang memiliki spesialisasi pada suatu
bidang.
Sebagai
sekretaris, seseorang harus mampu berkomunikasi dengan banyak orang dengan
beragam karakter, klien, serta perusahaan lain. Oleh sebab itu salah satu
keterampilan paling penting yang harus dimiliki adalah komunikasi bisnis yang
baik dan keterampilan di tempat kerja. Keterampilan lain yang dibutuhkan adalah
efisiensi dan ketepatan waktu. Terlepas dari keterampilan administrasi, mereka
juga harus paham tentang aplikasi software yang canggih.
Ini adalah
gambaran umum tentang tanggung jawab dan tugas sekretaris, yang akan bervariasi
sesuai dengan ruang lingkup perusahaan. Satu hal yang harus diingat bahwa
umumnya pekerjaan sekretaris berisi tanggung jawab, maka itu haruslah dapat
menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.